Comment réaliser un accueil sécurité ?
L’accueil sécurité est la première étape de votre démarche de prévention à laquelle sont confrontés vos publics. Obligatoire et indispensable, ce processus doit assurer la sécurité de la culture ainsi que l’image de votre entreprise auprès de tous vos contacts.
Alors comment transformer votre formation accueil sécurité en pilier de votre politique de prévention ? On vous dit tout en 5 étapes :
- Qu’est-ce qu’un accueil sécurité
- Quand faire un accueil sécurité
- Qui doit réaliser un accueil sécurité
- Comment réaliser un accueil sécurité
- Pourquoi digitaliser l’accueil sécurité
Qu’est-ce qu’un accueil sécurité ?
L’accueil sécurité est une procédure obligatoire pour les entreprises afin d’informer les publics qu’elles reçoivent sur les risques encouragés pour la santé et la sécurité et sur les mesures pour y traiter.
Il s’agit d’une démarche QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) qui vise à améliorer la sécurité et la santé des travailleurs et visiteurs, ainsi que la qualité et la productivité de l’entreprise. Mais elle est également la première étape d’une culture sécurité solide. En effet, elle représente la première action de prévention au sein d’une entreprise permettant d’influencer positivement la culture sécurité de l’organisation.
Obligations et cadre réglementaire
Les actions d’information et de formation sur les règles de sécurité sont respectivement régies par les articles L.4141-1 et L.4141-2 du Code du travail. Il s’agit de délivrer les informations nécessaires pour préserver la santé et la sécurité des travailleurs.L’article L.4141-1 est spécifique à l’information sur les risques pour la santé et la sécurité au travail, ainsi que les mesures existantes pour les éviter.
L’article L.4141-2 stipule quant à lui, l’obligation d’organiser une formation pratique à la sécurité.
Découvrez en détail les articles du code du travail dans notre article de blog dédié à la réglementation qui encadre l’accueil sécurité.
Objectif de l’accueil sécurité
L’accueil sécurité des publics est le reflet de votre culture sécurité. Il a pour objectif de faire porter la connaissance à vos publics des risques existants sur votre site ainsi que l’organisation de la prévention et ses acteurs.
En informant correctement ses salariés et les publics externes sur les risques liés à la santé et à la sécurité, l’employeur les protège des accidents du travail et des maladies professionnelles, et se protège également d’éventuels risques pénaux.
Contenus d’une formation accueil sécurité
Les informations de l’accueil sécurité peuvent varier en fonction de l’activité de votre entreprise, de vos locaux, des publics visés… Il peut contenir des informations telles que :
- la politique de prévention de l’entreprise,
- les dispositions du Règlement Intérieur de l’entreprise,
- les conditions de travail (formations, certifications, habilitations, visite médicale…),
- les conditions de circulation au sein de votre entreprise (plan de circulation…),
- les conditions d’exécution du travail (port des EPI…),
- les comportements à observer aux différents postes de travail et dans les différentes zones,
- le fonctionnement des dispositifs de protection et de secours,
- les conduites à tenir en cas d’accident (incendie, explosion, sinistre, pollution…).
Quand faire un accueil sécurité ?
L’accueil sécurité doit être réalisé dès l’embauche et chaque fois qu’il est nécessaire au cours de leur contrat pour les salariés, et avant l’entrée sur site pour les publics extérieurs.
Une formation sécurité à réaliser dès l’embauche
La formation pratique à la sécurité doit être administrée aux travailleurs embauchés ou qui changent de poste.
Une sensibilisation à renouveler régulièrement selon les conditions réglementaires
La formation doit être suivie par l’employé régulièrement et dès que vous le jugez nécessaire. Les conditions sont déterminées par voie réglementaire, par convention ou accord collectif de travail.
Une formation à suivre avant de rentrer sur site
Le personnel extérieur ne doit pas pouvoir entrer sur site tant qu’il n’a pas suivi la formation à la sécurité. Afin d’éviter des blocages ou ralentissements à l’entrée du site et d’améliorer l’expérience d’un public externe avec votre organisation, il est possible de faire passer l’accueil sécurité en amont de l’arrivée du site tant qu’il vous est possible de tracer et vérifier le bon suivi de cette formation.
Qui doit réaliser un accueil sécurité ?
La formation pratique à la sécurité doit être administrée aux travailleurs embauchés ou qui changent de poste, aux salariés temporaires, aux salariés qui reprennent leur activité suite à un arrêt de travail d’une durée supérieure à 21 jours ou à la demande du médecin du travail.
Au-delà des employés, l’accueil sécurité doit également être réalisé et adapté aux autres types de publics accédant ou intervenant sur votre site : les Entreprises Extérieures, les visiteurs ou les transporteurs par exemple.
Découvrez nos fiches pratiques pour réaliser un Accueil Sécurité auprès de chacun de ces publics :
Comment réaliser un accueil sécurité ?
Organiser l’accueil sécurité des personnes ne s’improvise pas. Il est nécessaire de bien préparer le format, les messages adressés, de faciliter son accès, de préparer une évaluation des messages et de tracer chaque passage. Retrouvez ci-dessous les étapes à suivre pour construire ce processus et consultez les bonnes pratiques pour réussir l’accueil sécurité dans notre article dédié.
Définir les objectifs sécurité propres à votre organisation
En tant que Responsable de l’accueil sécurité, la première chose à faire avant de concevoir votre accueil sécurité, c’est de bien définir votre objectif de prévention des risques :
- À quels dangers et quelles mesures de sécurité vos publics doivent-ils être sensibilisés ?
- Quels réflexes et comportements attendez-vous de ces personnes ?
En répondant à ces questions, vous pourrez choisir les thématiques qui seront abordées.
Construire un contenu dynamique et personnalisé
Quoi de plus barbant que de suivre une présentation réalisée il y a plusieurs années avec des graphismes vieillissants. À l’heure de la sur-consommation de contenus courts, notamment chez les jeunes, il paraît indispensable de réaliser des contenus dynamiques, ludiques et variés alternant les formats plus modernes : vidéos, sons, illustrations…).
Le contenu doit être clair, concis et compris par tous, donc traduit dans une langue comprise par tous vos intervenants. Enfin, les consignes doivent être personnalisées pour s’adapter aux différents publics en fonction de leur nature (public interne ou externe), à leur niveau de compétence, leur fonction…
Diffuser les consignes de sécurité
Maintenant que votre contenu est créé, il s’agit désormais de diffuser vos consignes de sécurité. Toujours dans l’ère du digital, il est aujourd’hui très facile de diffuser individuellement les consignes de sécurité en amont de l’arrivée des publics. Ces derniers gagnent du temps et vous aussi ! L’accessibilité des consignes de sécurité constitue un moyen essentiel pour optimiser vos actions de prévention et organiser plus facilement des sensibilisations. L’accueil sécurité peut alors être réalisé :
- uniquement en digital et en autonomie, avant l’arrivée sur site grâce à un simple lien d’accès aux consignes,
- ou en présentiel en présence d’un animateur.
Vous pouvez également combiner les deux méthodes avec une diffusion hybride des consignes alliant formation digitale et présentielle.
Garantir l’efficacité de votre accueil sécurité
Une fois les consignes de sécurité diffusées, il s’agit de vérifier la bonne compréhension de ces dernières par vos différents publics. Pour cela, rien de tel qu’une évaluation avec un test de connaissances. En définissant un score minimal de réussite et des questions éliminatoires, vous êtes en mesure de confirmer ou infirmer l’assimilation de votre accueil sécurité par les publics.
Assurer la traçabilité et la conformité des passages
Pour assurer votre conformité en cas d’audit ou retrouver facilement un passage d’accueil sécurité, il est déconseillé de faire appel aux formats papier qui ne permettent pas de réagir rapidement. Avec une solution digitale et un espace centralisé, vous suivez et retrouvez instantanément l’ensemble des accueils sécurité réalisés sur votre ou vos sites.
Pourquoi digitaliser l’accueil sécurité ?
Le digital dans l’univers de la formation n’a plus à démontrer son efficacité. Tel un allié pour améliorer l’apprentissage, il permet d’atteindre vos objectifs RSE et ainsi de développer votre engagement environnemental tout en assurant une conformité réglementaire et un ROI quantifiable sur une action de prévention jugée chronophage et archaïque par nombre de services HSE.
Si vous souhaitez découvrir encore plus de bonnes raisons de digitaliser votre accueil sécurité, vous trouverez toutes les informations dans notre article dédié.
Les limites du livret d’accueil sécurité
Si vous souhaitez rater votre accueil sécurité et dépenser de l’argent inutilement dans cette action de prévention, le livret d’accueil sécurité est le parfait outil !
Avec une diffusion uniquement possible une fois votre interlocuteur rencontré (sauf si vous avez trouvé les coordonnées de votre interlocuteur et payé un timbre pour le lui transmettre par voie postale), le livret d’accueil doit être imprimé pour chacun de vos publics. Dès qu’une modification est nécessaire, le livret doit être réédité et réimprimé avec les coûts et les délais que cela implique.
Suite à l’accueil sécurité, vous pourrez mesurer la compréhension du livret via un nouveau formulaire papier (après avoir jeté les anciens exemplaires du livret, on n’est plus à ça près) que vous devrez traiter à la main pour ressaisir les informations dans un fichier Excel en risquant des erreurs, avant de le classer et de l’oublier. Un jour, vous le retrouverez (avec de la chance) après beaucoup d’efforts lors d’un contrôle ou pour savoir quel salarié doit repasser l’accueil sécurité.
Votre visiteur ou nouvel embauché aura alors vécu une super expérience avec votre entreprise puisqu’il conservera la version papier de votre livret d’accueil (s’il ne l’oublie pas sur un coin de bureau, ou pire qu’il ne le jette).
Quel outil choisir pour digitaliser l’accueil sécurité ?
Vous l’aurez compris, la digitalisation de l’accueil sécurité ne consiste pas simplement à réaliser un Powerpoint à diffuser dans une salle de formation à n’importe qui.
Pour optimiser efficacement votre action de prévention, il s’agit de choisir un outil qui permet de répondre aux bonnes pratiques énoncées plus haut (diffusion des consignes, conformité, traçabilité…) en ayant un coût adapté à vos besoins.
En effet, les coûts d’installation d’un logiciel peuvent vite exploser lorsque l’on prend en compte les frais d’intégration à votre système d’informations, de déploiement et de formation du personnel. Certaines solutions facturent également des coûts en fonction du nombre d’utilisateurs enregistrés. Un pic de fréquentation ou une erreur de paramétrage, et les prix peuvent là aussi décoller.
Si vous souhaitez aller plus loin, consultez le guide ultime pour réussir votre accueil sécurité en entreprise :
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