Pourquoi choisir une solution dédiée à la prévention des risques pour diffuser vos consignes QHSE ?

Comment choisir un logiciel QHSE pour la prévention des risques ?

Le management de la politique QHSE d’une organisation demande une attention particulière. Pour ce faire, une bonne communication QHSE implique le déploiement de supports dédiés pour sensibiliser les différents publics face aux risques potentiels et prévenir les accidents. 

Parmi les actions de prévention obligatoires, l’accueil sécurité représente très souvent la première étape d’une culture sécurité solide. Afin d’optimiser cette démarche, de nombreux responsables QHSE réfléchissent à digitaliser ce processus métier. 

Dans ce cadre, beaucoup d’entre eux parlent alors d’e-learning. En effet, la diffusion de contenus en ligne peut laisser penser à ce principe de formation. Toutefois les outils qui adressent ces sujets ne sont pas toujours en parfaite adéquation avec les attentes et les spécificités des services QHSE. 

Le processus d’accueil sécurité ne doit pas se contenter d’être un processus de formation en ligne. Il doit répondre à un objectif métier, qui s’inscrit dans votre politique de prévention globale. C’est pourquoi il est important de mettre en œuvre des outils adaptés, pour les raisons suivantes :

Personnaliser les messages de prévention en fonction des publics

Pensez-vous qu’il soit pertinent de sensibiliser un visiteur dans le cadre d’un simple rendez-vous, comme vous le feriez pour un nouvel entrant ou encore pour un salarié d’une entreprise sous-traitante venant réaliser des travaux sur votre site ?
Comme l’indique le Code du Travail, le chef d’établissement doit prendre toutes les mesures nécessaires en vue d’assurer la sécurité de toutes les personnes qui interviennent sur son site. En cas de manquement, il en va de sa responsabilité. 

Il est donc préférable d’adapter les contenus aux différents interlocuteurs concernés (nouveaux salariés, Entreprises Extérieures, transporteurs, visiteurs…), afin d’adresser les bons messages. 

Personnaliser les messages de prévention en fonction des sites

Pensez-vous qu’il soit pertinent de présenter les mêmes supports, pour diffuser vos consignes QHSE sur tous vos sites alors que les activités et installations sont différentes ? 

Les risques présentés doivent être le reflet de l’activité d’un site, c’est pourquoi, même si vous faites partie d’un groupe, il est recommandé de personnaliser tout ou une partie du contenu de votre accueil sécurité en fonction de votre contexte.

Faire évoluer les messages de prévention en fonction de l’actualité

Les règles QHSE évoluent régulièrement. L’actualité récente autour du COVID-19 en est le parfait exemple.  Il est donc primordial de pouvoir modifier les supports et les adapter à n’importe quel moment.

S’assurer d’une bonne compréhension des messages de prévention 

Comme le demande la législation, il est nécessaire d’évaluer la compréhension de vos règles QHSE par vos différents publics. Les résultats obtenus peuvent révéler des lacunes sur certains points. Dans ce cas, il est opportun de renforcer le message en apportant quelques précisions sur les sujets les moins bien maîtrisés.

Simplifier les usages et les processus auprès des utilisateurs finaux (nouveaux salariés, Entreprises Extérieures, chauffeurs, …) 

Les usages peuvent être différents d’un site à un autre et/ou en fonction des publics accueillis : => Avant un arrêt technique, un donneur d’ordre peut recevoir plusieurs centaines de salariés extérieurs. Il sera pertinent de donner la possibilité aux sous-traitants de réaliser leur accueil sécurité en amont.   

=> Prendre connaissance des règles QHSE à partir d’une borne et/ou d’un poste connecté en arrivant sur site, permettant ainsi une totale autonomie (accueil et/ou poste de garde).

=> Accéder à l’accueil sécurité par l’intermédiaire d’un QR Code, lorsque l’installation d’un poste n’est pas possible ou adaptée.

=> Mettre en œuvre un processus hybride, à savoir prendre connaissance des règles QHSE en toute autonomie et conserver une étape présentielle pour valider la compréhension des consignes par vos différents publics. 

Les solutions digitales doivent couvrir ces différents modes opératoires en fonction des contextes. Parallèlement, les interfaces pour les utilisateurs finaux doivent être simples d’utilisation et refléter des usages du quotidien (bornes interactives faciles à prendre en main).  

Ce dernier point, parfois négligé, facilite pourtant la conduite du changement et contribue à la digitalisation des organisations.

Piloter simplement les accueils sécurité, leur suivi et la gestion des entrées/sorties sur un site selon le rôle de chacun dans l’organisation

Au-delà de la diffusion des supports de sensibilisation, le suivi peut concerner plusieurs interlocuteurs au sein d’un site.  Il est donc nécessaire de donner accès à des indicateurs de suivi, en fonction des rôles de chacun : 
=> L’accueil / le poste de garde

=> Le management de proximité 

=> Le(s) Responsable(s) QHSE de(s) site(s) 

=> Le Responsable QHSE Groupe

=> La Direction du site

Centraliser les indicateurs de toutes vos actions de sensibilisation dans un même outil 

L’accueil sécurité n’est pas un processus isolé mais fait partie d’une politique de prévention globale. Un pilotage unique et centralisé (de tous les processus de prévention dans un tableau de bord) permet réellement d’aligner vos processus métiers avec votre politique de prévention au niveau de votre site ou même de votre groupe.

Sur un même tableau de bord, le Responsable QHSE retrouve l’ensemble des indicateurs des actions de prévention (accueils sécurité, causeries, accueil au poste, ancrage…).

L’intérêt d’utiliser un logiciel métier dédié à la prévention des risques pour diffuser vos consignes QHSE repose tout d’abord sur la possibilité de personnaliser vos messages de prévention en fonction des publics et des sites, de les faire évoluer avec l’actualité et de s’assurer de leur bonne compréhension.

Le deuxième avantage consiste à pouvoir simplifier les usages et les processus à destination de vos différents publics (Visiteurs, Nouveaux Entrants, Entreprises Extérieures, Transporteurs, …).

Enfin, vous pouvez piloter tous vos processus dans un même tableau de bord (accueils sécurité, entrées/sorties…) avec différents niveaux d’accès selon les rôles organisationnels en personnalisant vos indicateurs.

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