Réaliser un registre visiteur simple et efficace avec le digital
Il n’est pas toujours évident de gérer la fréquentation des sites et d’identifier clairement la nature des visites. Même si les visiteurs sont invités à se déplacer moins systématiquement dans les entreprises, il peut être utile de mettre en place un dispositif de gestion des entrées/ sorties et de recueillir certaines informations. C’est le rôle du registre visiteur… Mais quelle est son utilité réelle ? Et quel format adopter ?
Intérêt du registre visiteur en entreprise
Le registre visiteur est un support qui vous permet de recenser différentes informations relatives à la venue des visiteurs sur votre site. Dans la plupart des cas, les informations suivantes sont recueillies :
- Nom
- Prénom
- Société
- Date et heure d’arrivée sur le site
- Personne visitée sur le site
- Date et heure de sortie du site
Attention, si d’autres informations sont collectées comme le motif de la visite par exemple, cela doit pouvoir être justifié en cas de contrôle ou vis-à-vis d’un visiteur voulant exercer ses droits prévus par le RGPD.
Ces informations ainsi collectées peuvent présenter des avantages considérables dans divers cas.
Le registre entrées sorties : une nécessité en cas d’incendie
En cas d’incendie dans votre entreprise, vous devez avoir la capacité de recenser rapidement les personnes évacuées afin de transmettre l’information aux secours. En effet, ceux-ci ont besoin de savoir si une ou plusieurs personnes est signalée manquante avant l’intervention. Ils pourront dans ce cas, rechercher la ou les personnes en question dans les bâtiments.
Ce recensement est assez aisé pour vos propres personnels ou encore vos entreprises extérieures. En effet vous avez dans l’entreprise la liste de vos personnels, et la rédaction de plans de prévention vous permet également de connaître les entreprises intervenant le jour même.
Concernant les visiteurs ou personnels plus ponctuels, cette variable est nettement plus aléatoire. Sans registre des visiteurs, vous n’avez aucun moyen de déterminer les visiteurs présents sur votre site, et donc de les recenser à la sortie.
Le registre visiteur pour renforcer la sûreté de votre site
De nombreux sites choisissent de se doter d’un registre visiteur afin de sécuriser l’accès à leur entreprise. Le registre permet, au besoin, de retrouver les personnes présentes sur votre site à un instant précis. Chaque visite est contrôlée, ce qui évite les imprévus, et chaque visiteur est sous la responsabilité de la personne le recevant. La sûreté de vos sites est alors renforcée en réduisant l’espionnage industriel et les actes de malveillance.
Le registre visiteur, digital ou papier ?
Le registre visiteur papier, appelé aussi “cahier visiteur” a longtemps servi de main courante pour les entreprises. Ce format papier a permis de consigner les allées et venues des visiteurs et entreprises extérieures. La version papier est pourtant de moins en moins adaptée pour plusieurs raisons :
Le registre visiteur digital assure un suivi en temps réel
Suite à l’émergence des règles sanitaires et gestes barrières concernant la COVID-19, de nombreux registres format papier ont dû être abandonnés. En effet l’utilisation d’un stylo et d’un registre physique sont alors en contre indication avec les gestes barrières identifiés pour protéger chacun d’entre nous. Les entreprises se sont donc retrouvées à devoir mettre en place des attestations, bon d’entrée ou de sortie individuels et papier, requérant une organisation et une consommation de papier beaucoup plus importante qu’à l’accoutumé.
Le digital a donc permis de répondre à cette problématique en proposant un registre visiteur dématérialisé. Chacun avait la possibilité de rentrer ses informations sur un écran ou même sur son propre smartphone, grâce à un QR Code positionné à l’entrée. Lors de ces enregistrements, la plupart des entreprises ont d’ailleurs décidé de communiquer leurs règles sanitaires via ce biais, afin de s’assurer que chacun en avait pris connaissance.
Le registre visiteur digital assure votre conformité RGPD
Le second levier favorisant l’émergence du digital est la gestion des données personnelles. L’une des problématiques principales du registre en version papier est son accès en libre service aux informations de chaque visiteur, entreprise extérieure ou fournisseur. Toute personne remplissant ce registre a la possibilité de connaître les informations relatives aux personnes l’ayant rempli avant lui… Certains d’entre eux n’ont d’ailleurs aucun scrupule à prendre des photos de ces registres, ou de noter les concurrents intervenants dans votre entreprise.
La digitalisation s’impose alors comme la solution pour préserver la confidentialité des informations présentes sur les registres visiteurs et de gérer facilement leur conservation dans le temps.
Des accès spécifiques sont en parallèle créés dans l’entreprise afin que seules les personnes autorisées puissent connaître les informations relatives aux visiteurs et suivre la fréquentation du site.
Un autre avantage non négligeable de la version digitale est la facilité de recherche. Les informations relatives à chaque visite sont accessibles en un clic à l’aide de mots clés comme le nom de famille par exemple. La version papier du registre visiteur limite grandement celle ci car elle impose une recherche manuelle dans des centaines d’entrées différentes.
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