Plan de prévention : digitaliser pour simplifier et sécuriser la coactivité
Le plan de prévention, défini par l’article R.4512-6 du Code du travail, encadre les interventions d’entreprises extérieures et vise à prévenir les risques liés à la coactivité en définissant les mesures de prévention à mettre en œuvre avant toute opération.
Indispensable sur le plan réglementaire, il l’est tout autant pour la sécurité opérationnelle.
Essentiel à la maîtrise des risques, il reste toutefois complexe à administrer : gestion documentaire fragmentée, échanges successifs entre acteurs, validations manuelles et suivi des signatures parfois incertain.
Ces contraintes rendent le processus long et difficile à tracer dans la durée.
Pourquoi digitaliser le plan de prévention des risques ?
La digitalisation apporte une réponse opérationnelle en structurant, sécurisant et automatisant l’ensemble du dispositif pour chaque entreprise concernée.
Elle transforme le plan de prévention en un outil stratégique de pilotage QHSE, alliant conformité, réactivité et fiabilité. En digitalisant le plan de prévention, les entreprises assurent une coordination continue entre les acteurs, favorisent la participation des travailleurs et renforcent la sécurité sur le lieu de travail pendant toute la durée des interventions.
Une interface unique pour tous les utilisateurs
La digitalisation permet à tous les acteurs (entreprise utilisatrice, entreprises extérieures, sous-traitants) de collaborer sur une même interface sécurisée.
Chacun accède aux informations qui le concernent, avec des droits adaptés à son rôle.
Le plan de prévention est consultable, modifiable et suivi en temps réel, sans perte de données ni risque de version obsolète.
Cette centralisation met fin à la dispersion des documents et facilite la communication entre les parties prenantes.
Une gestion documentaire claire, automatisée et traçable
Tous les documents nécessaires à la constitution du plan (autorisations, permis, contrats, fiches d’intervention, etc.) sont centralisés dans un espace unique.
Le responsable QHSE visualise en un coup d’œil :
- les documents reçus, validés ou manquants,
- les échéances à venir,
- les dossiers incomplets à relancer.
Des alertes automatiques rappellent aux entreprises extérieures de fournir les pièces demandées.
Cette automatisation réduit les oublis, accélère la validation et assure une traçabilité totale des échanges.
Plus besoin de relances manuelles ou de recherches dans les boîtes mail : tout est suivi, daté, archivé.
Une coordination fluide et une validation simplifiée
Les entreprises extérieures peuvent intégrer directement leurs documents sur la plateforme : permis, plans, attestations, protocoles, etc.
Cette délégation d’actions allège considérablement la charge administrative du responsable QHSE.
Une fois les informations vérifiées, le plan est généré automatiquement au format PDF et peut être signé électroniquement par les deux parties.
L’ensemble du processus est ainsi synchronisé, transparent et sécurisé, garantissant la conformité réglementaire et une meilleure maîtrise du calendrier d’intervention.
La solution Cikaba : simplifiez vos plans de prévention en 4 étapes
Cikaba propose une plateforme collaborative conçue pour digitaliser intégralement le processus de plan de prévention.
Son objectif : gagner en efficacité, garantir la conformité et faciliter la coordination entre tous les acteurs concernés.
1. Créez votre bibliothèque de contenus
Centralisez vos documents partagés (charte QHSE, autorisation d’accès, consignes spécifiques, etc.) dans un espace dédié.
Cette bibliothèque constitue la base documentaire commune entre votre entreprise et vos prestataires.
Deux accès distincts :
- un pour vous, pour piloter et suivre la conformité,
- un pour les entreprises extérieures, qui déposent directement leurs informations.
2. Validez les informations soumises
Vous vérifiez et validez les informations transmises (entreprises, intervenants, habilitations, assurances…).
La plateforme peut vous alerter automatiquement en cas de document manquant, expiré ou non conforme.
Vous restez maître du processus, sans charge administrative superflue.
3. Générez et signez le plan de prévention
En un clic, le plan est généré automatiquement au format PDF à partir des données collectées.
Les représentants des deux entreprises peuvent le signer électroniquement depuis la plateforme.
Chaque plan est conforme, archivé et immédiatement disponible en cas d’audit.
4. Pilotez l’ensemble des plans sur une interface unique
Suivez vos plans ponctuels ou annuels, consultez leur état d’avancement et relancez les prestataires si nécessaire.
Vous disposez d’une vision globale et d’un contrôle complet de vos processus QHSE.
Les bénéfices concrets pour les responsables QHSE
En intégrant la digitalisation dans la gestion du plan de prévention, les responsables QHSE disposent d’un outil concret pour structurer, sécuriser et professionnaliser leurs processus de prévention, tout en renforçant la culture sécurité au sein de l’entreprise.
Renforcer l’efficacité opérationnelle et la maîtrise des processus
La digitalisation libère les responsables QHSE des tâches à faible valeur ajoutée liées à la collecte, au suivi et à la validation documentaire.
Les informations étant centralisées et actualisées en temps réel, ils peuvent concentrer leurs efforts sur les missions à fortes valeurs ajoutées : analyse des risques, accompagnement des équipes, contrôle terrain et amélioration continue.
Le plan de prévention devient un dispositif structuré, fluide et pilotable, au service de la performance globale de la prévention.
Garantir la conformité et la traçabilité réglementaire
Chaque étape du processus (de la transmission des documents à la signature du plan) est enregistrée, horodatée et vérifiable.
Le responsable QHSE peut disposer ainsi d’une vision exhaustive de l’état d’avancement des plans : dossiers complets, plans validés, échéances à venir ou non-conformités détectées.
Cette visibilité élargie facilite la démonstration de conformité réglementaire lors des audits internes, des certifications (ISO 45001, MASE, etc.) ou des inspections de l’autorité administrative, comme celles menées par l’Inspection du travail.
Le plan de prévention devient un véritable outil de preuve et fiabilité, garantissant la transparence et la rigueur des pratiques.
Code du Travail : Dans quel cas un plan de prévention doit-il être élaboré par écrit ?
L’élaboration d’un plan de prévention par écrit est obligatoire dans deux situations précises, selon l’article R.4512-7 du Code du travail, en fonction de la nature des opérations à réaliser.
Ce document doit être établi et arrêté avant le commencement des travaux, puis signé par les représentants des entreprises concernées.
Lorsque la durée totale de l’intervention atteint ou dépasse 400 heures
Un plan de prévention écrit est obligatoire dans les cas suivants :
- Lorsque l’opération réalisée par les entreprises extérieures, y compris leurs sous-traitants, représente un nombre total d’heures de travail prévisible égal au moins à 400 heures sur une période inférieure ou égale à douze mois, quelle que soit la nature des opérations à accomplir.
- Ce seuil s’apprécie sur toute la durée des interventions, en cumulant l’ensemble des heures effectuées sur un même site, qu’il s’agisse de travaux continus ou discontinus au cours de l’année.
- L’obligation s’applique également lorsqu’il apparaît, en cours d’exécution, que la durée prévisible de l’opération atteint finalement 400 heures, même si cela n’était pas prévu initialement.
En pratique, cette disposition vise à encadrer les interventions longues, récurrentes ou impliquant plusieurs prestataires, où la coactivité, la rotation du personnel et la nature des dispositifs techniques mis en œuvre accroissent les risques d’accident et exigent une coordination rigoureuse des mesures de prévention.
Lorsque les travaux présentent un caractère dangereux, afin de prévenir les risques
Le plan de prévention doit également être formalisé par écrit, quelle que soit la durée de l’intervention, lorsque les travaux à accomplir figurent parmi les travaux dangereux figurant dans :
- l’arrêté du 19 mars 1993 pour les établissements industriels ;
- et l’arrêté du 10 mai 1994 pour les établissements agricoles.
Ces travaux concernent notamment :
- les interventions exposant les travailleurs à des agents chimiques dangereux ou cancérogènes ;
- les travaux électriques ou réalisés à proximité d’installations et dispositifs sous tension ;
- les travaux en hauteur exposant à un risque de chute ;
- les opérations de maintenance, de nettoyage ou de dégazage sur des équipements en fonctionnement ;
- ainsi que les travaux générant du bruit, de la chaleur ou des poussières nocives.
Ces mesures visent à assurer la sécurité des travailleurs pendant toute la durée des travaux.Les exceptions à l’obligation du plan de préventionCertaines opérations échappent à cette réglementation car elles relèvent d’autres régimes de coordination de la sécurité.
Le plan de prévention n’est pas requis dans les cas suivants :
- Chantiers de bâtiment ou de génie civil, soumis à la coordination SPS (articles L.4532-2 et R.4511-3).
- Chantiers clos ou indépendants, sans interaction avec le reste du site.
- Opérations de construction ou de réparation navale, régies par des dispositions spécifiques.
La digitalisation du plan de prévention aide les responsables QHSE à allier conformité, efficacité et traçabilité.
Elle transforme une obligation réglementaire en un outil de pilotage collaboratif au service de la sécurité et de la performance.
Échangez avec nos experts pour découvrir comment digitaliser vos plans de prévention et simplifier la gestion de vos interventions.
